Najczęściej występującymi wydatkami w firmie są koszty związane z eksploatacją samochodu. Organy podatkowe mogą skontrolować czy w prawidłowy sposób przedsiębiorca obniża wartość swoich zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego. Podatnicy, którzy posiadają samochody firmowe, mogą odliczyć w ujęciu procentowym VAT od zakupu pojazdu oraz wydatków eksploatacyjnych.
Odliczenie 50 % VAT
Samochód osobowy wykorzystywany w systemie mieszanym czyli służbowo-prywatnym , daje prawo odliczyć 50% kwoty podatku VAT wynikającej z otrzymanej faktury. Pozostała nieodliczona część powiększa wartość netto wydatków.
Odliczenie 100 % VAT
Samochód osobowy wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej w celach służbowych uprawnia do odliczenia 100% wartości podatku VAT. Odliczając pełny VAT, podatnik zobowiązany jest dopełnić formalności względem Urzędu Skarbowego m.in. : zgłosić pojazd do US wypełniając deklarację VAT-26 w ciągu 7 dni od dnia poniesienia pierwszego wydatku związanego z samochodem oraz spisać regulamin użytkowania samochodu w firmie. Przedsiębiorca zobowiązany jest również prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu tzw. kilometrówkę (dla celów VAT), która powinna zawierać:
- numer rejestracyjny pojazdu,
- datę rozpoczęcia oraz datę zakończenia prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
- stan licznika na koniec okresów rozliczeniowych,
- datę i cel dla którego wykorzystywany był pojazd,
- opis przejechanej trasy, o ilość przebytych kilometrów,
- datę i podpis kierowcy.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona w sposób rzetelny i zgodnie z przepisami po to aby fiskus nie zakwestionował pełnego odliczenia podatku VAT. Należy podkreślić, że zarówno kilometrówka jak i deklaracja VAT-26 będą podlegały weryfikacji
przez organy podatkowe.